PERANAN OPERATOR KOMPUTER DALAM ADMINISTRASI PADA PROGRAM PASCASARJANA (S2) UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA

Oleh: I Dewa Gede Agung Adi Pratama

Mahasiswa Semester VIII Fisip Unipas Singaraja

(Locus Majalah Ilmiah Fisip Vol 2 No. 1- Agustus 2013, hal 86-98)

Abstrak

Dalam era globalisasi tuntutan tugas bagi semua pihak semakin berat dikalangan organisasi yang dalam pelaksanaannya dipercepat dan dengan tingkat ketepatan yang tinggi, serta praktis dengan memanfaatkan kemajuan teknologi seperti komputer, dimana hal tersebut harus ditunjang dengan kemampuan sumberdaya manusia yang menggunakannya. Penelitian ini dirumuskan pada pokok permasalahan yaitu : 1)bagaimana peranan operator komputer dalam administrasi pada Program Pascasarjana (S2) Universitas Pendidikan Ganesha? ; 2) kendala-kendala  apa yang dijumpai operator komputer dan bagaimana cara pemecahannya?. Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriftif kualitatif, untuk memperoleh gambaran secara mendalam mengenai peranan operator komputer dalam administrasi pada Program Pascasarjana Universitas Pendidikan Ganesha. Pengambilan informan menggunakan metode purposive sampling, sedangkan teknik pengumpulan datanya dengan observasi, wawancara, dan pemanfaatan dokumen. Tugas Pokok dan Fungsi secara umum merupakan hal-hal yang harus, bahkan wajib dikerjakan oleh seorang anggota organisasi atau pegawai dalam suatu instansi secara rutin sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya untuk menyelesaikan program kerja yang telah dibuat berdasarkan tujuan, visi dan misi suatu organisasi. Tupoksi pekerjaan merupakan salah satu wujud dari formalisasi pekerjaan agar setiap pegawai menganggap bahwa pekerjaan yang dibebankan kepadanya merupakan hal penting yang harus dijalankan. Selain itu, arahan dari pimpinan juga memiliki peran yang dominan dalam pelaksanaan pekerjaan oleh para pegawai, sehingga pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya menjadi konsisten. Disarankan seorang pimpinan dalam sebuah organisasi dalam upaya mengarahkan / mengkoordinasi pekerjaan untuk para pegawainya seharusnya perlu  berdasar pada pedoman deskripsi jabatan yang tepat.

Kata kunci : operator komputer dalam administrasi, Program Pascasarjana (S2) Universitas Pendidikan Ganesha

 PENDAHULUAN

Dalam era globalisasi dewasa ini, dimana dunia semakin terasa sempit karena kemajuan  teknologi, terutama di bidang informasi, komunikasi dan teknologi, terlihat tuntutan tugas bagi semua pihak yang se­makin meningkat dan semakin berat. Dikalangan organi­sasi pemerintah baik di tingkat pusat maupun di ting­kat daerah, mereka terasa perlunya penyelesaian tugas umum pemerintahan dan pembangunan dengan cepat, ber­daya guna dan berhasil guna. Dimana pembangunan dapat meningkatkan kemampuan rakyat dalam pencapaian tujuan (nasional) kemandirian, pembangunan berkelanjutan, dan keadilan sosial (Sjamsuddin, 2005: 10).

Pertumbuhan dan perkembangan masyarakat maupun perkembangan ilmu pengetahuan dan tekonologi di bidang administrasi sangatlah mempengaruhi, juga warna dan corak perkembangan manajemen pada masa datang (Makmur, 2008: 21). Proses pelaksanaan administrasi  dapat dipercepat dan dipertepat serta praktis dengan meman­faatkan kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi terse­but, di samping dengan menggunakan cara kerja yang sesuai dengan prinsip-prinsip administrasi, organisasi dan manajemen yang modern. Administrasi adalah “suatu kegiatan yang bersifat memberikan pelayanan atau servis sesuai dengan kebijakan yang ditentukan oleh yang memberikan tugas, kewajiban dan tanggungjawab kepadanya” (Sjamsudin, 2008: 1).  Administrasi, organisasi dan manajemen yang modern itu hanya dapat terwujud apabila manusia sebagai pelaksanaannya berpikiran modern dan maju atau disebut juga manusia modern. Manusia modern adalah mereka yang sadar dan berusaha meningkatkan “mutu hidupnya”. Mutu hidup itu hanya dapat terwujud apabila ia beker­jasama dengan orang lain dalam berbagai bentuk organisasi (organisasi pemerintah, organisasi niaga dan organisasi kemasayarakatan lainnya).

Sejalan dengan semakin meningkatnya kegiatan yang harus dilakukan mulai dari mengumpulkan, menginterprestasi, menyimpan dan menyalurkan data kepada pemakai, maka pada abad teknologi sekarang ini penangannannya akan lebih efisien dan ekonomis apabila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronis seperti komputer dalam mengolah data menjadi informasi. Dengan sistem elektonik dan digital dapat menstranformasikan potensi klasik ke ranah modern, “the potential role of modern national identity schemes in enabling the transformation of traditional identities into digital identities” (Khouri, 2011: 22).  Komputer dapat bekerja dengan sangat cepat dalam mengolah data, menganalisis data, mengklasifikasi data, menyimpan data dan mengambil data dari tempat penyim­panannya, maka sangatlah tepat bila organisasi yang kegiatan-kegiatannya banyak dan kompleks untuk meman­faatkannya.

Namun perlu disadari bahwa komputer itu akan berarti dan berguna di dalam organisasi terutama dalam pelaksanaan tugas-tugas administrasi seperti di sebut­kan di atas apabila ditunjang dengan kemampuan manusia yang mempergunakannya. Bagaimanapun juga masalah rendahnya kinerja karyawan berawal dari kurang optimalnya mengelola SDM.

Tegasnya berhasil tidaknya proses komputerisasi sangat tergantung oleh keberadaan operator komputer yang tidak lepas dari dukungan organisasi yang dalam hal ini organisasi membekali operator komputer dengan pendidikan, latihan dan kelengkapan peralatan sebagai pendukung yang tidak lepas dari latar belakang pendidikan operator komputer itu sendiri. Jadi kom­puter adalah hanya merupakan alat bagi manajemen dalam melaksanakan aktivitas-aktivitasnya.

Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut (1) Bagaimana peranan Operator Komputer dalam Administrasi pada Program Pascasarjana (S2) Universitas Pendidikan Ganesha? (2) Kendala-kendala  apa yang dijumpai operator komputer dan bagaimana cara pemecahannya?

Sesuai dengan permasalahan-permasalahan yang telah dirumuskan pada bagian sebelumnya yang akan dicari solusinya, maka tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut (1) Untuk mengetahui peranan operator komputer dalam administrasi pada Program Pascasarjana (S2) Universitas Pendidikan Ganesha. (2) Untuk mengetahui kendala-kendala yang dijumpai dalam mengoperasikan komputer dalam  administrasi  serta  pemecahannya.

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : secara teoritis, (1) Penelitian ini diharapkan dapat menghasilkan konsep dan teori dalam menambah personal pengembangan ilmu pengetahuan khususnya bidang Administrasi Negara.

Manfaat Praktis, (1) Hasil penelitian ini diharapkan memberi masukan dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan peranan operator dalam  administrasi pada Program Pascasarjana (S2) Universitas Pendidikan Ganesha.

METODE PENELITIAN

Jenis penelitian yang digunakan adalah jenis penelitian deskriptif kualitatif dengan fokus sebagai berikut : (1) Peranan operator komputer dalam  Adminsitrasi pada Program Pascasarjana (S2) Universitas Pendidikan Ganesha, meliputi tugas pokok dan fungsi (TUPOKSI) berdasar pada Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (KEP/29/M.PAN/6/2004) mengenai deskripsi pekerjaan yang termuat dalam Pedoman Analisis Jabatan. (2) Kendala-kendala yang dijumpai dalam  administrasi pada Program Pascasarjana (S2) Universitas Pendidikan Ganesha. Adapun aspek-aspeknya antara lain : (a) Faktor Internal, adalah faktor yang datang dari dalam diri operator. (b) Faktor Ekternal, adalah faktor yang datang dari luar diri operator. (3) Pemecahan dari kendala-kendala di atas dapat dilihat dari aspek berikut : (a) Menggunakan sarana secara optimal. (b) Melaksanakan tugas sesuai SOP. (c) Melakukan komunikasi antara atasan dan bawahan. (d) Perencanaan anggaran secara baik.

Populasi penelitian ini adalah semua pengelola pada Program Pascasarjana UNDIKSHA. Sampel penelitian diambil dari operator komputer dengan menggunakan teknik sampling purposive.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Penelitian yang dilakukan peneliti terdiri atas wawancara dengan para pegawai instansi yang terkait, observasi lapangan, serta pengumpulan data yang terkait dengan objek penelitian. Penelitian yang dilakukan mengarah pada bagaimana kelengkapan informasi yang termuat dalam deskripsi pekerjaan tersebut sehingga mempengaruhi pelaksanaan tugas-tugas oleh para pegawai Program Pascasarjana Universitas Pendidikan Ganesha. Oleh karena itu, wawancara dan observasi yang dilakukan berdasarkan pada variabel mengenai informasi yang ada dalam deskripsi pekerjaan. Dalam hal ini, peneliti menggunakan konsep deskripsi pekerjaan yang berdasar pada Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (KEP/29/M.PAN/6/2004) mengenai deskripsi pekerjaan yang termuat dalam Pedoman Analisis Jabatan, antara lain :

1)      Nama Jabatan, nama jabatan merupakan posisi atau sebutan untuk memberi ciri dan gambaran sekelompok tugas yang menyatu dalam satu wadah jabatan. Pada Subag Umum dan Kepegawaian, berdasarkan struktur organisasi serta tugas pokok dan fungsinya.

2)      Program Pascasarjana Universitas Pendidikan Ganesha merupakan program pendidik yang menuntut karyawannya dituntut untuk dapat melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya lebih profesional, yang berarti karyawan mempunyai pandangan untuk selalu berpikir, kerja keras, bekerja sepenuh waktu, disiplin, jujur, loyalitas tinggi dan penuh dedikasi untuk keberhasilan pekerjaannya. Operator Komputer sebagai bagian dari karyawan Program Pascasarjana Universitas Pendidikan Ganesha sangatlah berperan dalam pelaporan ini. Diawali dari peran menganalisa dan sampai pada peran pelaporan adalah proses yang dijalani oleh operator komputer, sehingga fungsi operator komputer dalam pelaporan sangatlah penting karena operator komputer mengetahui dari awal file yang masuk sebagai data dan menyimpannya.

3)      Bahan dan peralatan kerja merupakan perlengkapan yang diperlukan dalam proses pelaksanaan tugas. Pada instansi tersebut, bahan-bahan yang biasa digunakan yaitu guna pembuatan klipping pendidikan antara lain koran dan majalah pendidikan. Adapun perlengkapan yang digunakan yaitu sebagian besar alat tulis-menulis, stempel, komputer, printer, mesin ketik manual.

4)      Ringkasan tugas merupakan ikhtisar dari keseluruhan rincian tugas jabatan dalam satu kalimat, sedangkan rincian tugas merupakan uraian tiap-tiap tugas secara jelas mengenai apa, mengapa dan bagaimana tugas tersebut dikerjakan. Rincian tugas tidak lain adalah tugas pokok dan fungsi masing-masing pegawai. Berdasarkan daftar tugas pokok dan fungsi pegawai instansi tersebut, pembagian tugas-tugasnya berdasar pada kelompok-kelompok kerjanya. Dalam daftar tugas pokok dan fungsi tersebut tidak diuraikan dengan jelas tugas tiap-tiap pegawai. Oleh karena itu, peneliti memberikan wawancara terhadap masing-masing anggota kelompok kerja pada subag tersebut sekaligus untuk mengetahui seberapa luas pemahaman pegawai terhadap pekerjaan yang dimilikinya.

5)      Kondisi tempat kerja merupakan gambaran mengenai lingkungan tempat pegawai bekerja. Hal-hal yang perlu dijelaskan seperti suhu ruangan, penerangan, fentilasi udara, ketenangan, kebersihan serta keleluasaan. Perlunya pencantuman mengenai gambaran kondisi tempat kerja agar para pegawai baru tidak kaget pada saat tiba pertama kali di lingkungan kerjanya serta dapat dengan mudah menyesuaikan diri dengan keadaan kerjanya. Serta untuk menentukan pegawai manakah yang sekiranya dapat sesuai dengan kondisi kerja tersebut.

6)      Pada umumnya upaya fisik yang dicantumkan dalam sebuah deskripsi pekerjaan adalah upaya fisik yang menyerap tenaga berlebihan atau berdampak negatif atau beresiko bagi pegawai. Hal tersebut berguna agar pegawai menyadari dan dapat mengantisipasi terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan dalam pelaksanaan tugas. Berdasarkan hasil wawancara pada instansi tersebut, sebagian besar memahami resiko kerja yang dihadapi saat menjalankan pekerjaan berawal dari pengalamannya saat menjalankan tugas tersebut, sehingga tidak ada upaya awal dalam mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan sebelumnya.

7)      Syarat pekerjaan merupakan rumusan tentang kemampuan kerja yang dituntut untuk dapat melaksanakan tugas jabatan. Hal tersebut dicantumkan dalam deskripsi pekerjaan agar mempermudah dalam hal seleksi pegawai sehingga terdapat kesesuaian antara tugas yang dikerjakan dengan pegawai yang mengerjakan tugas tersebut (The Right Man In The Right Place) .

Sejauh mana organisasi berhasil dalam mencapai tujuan dan dalam memenuhi semua pelayanan tergantung pada keberhasilan para individu pegawai melaksanakan tugas. Seberapa baik individu pegawai dalam melaksanakan tugasnya erat kaitannya dengan berjalannya dengan baik pelaksanaan fungsi organisasi, maka untuk menganilisis keberhasilan pelaksanaan sebuah fungsi organisasi menjalankan fungsi manajemen dalam peningkatan kinerja pegawai bisa dilihat sejauhmana faktor-faktor yang mempengaruhi sebuah pelaksanaan fungsi yang diterapkan.

Berjalannya fungsi organisasi sebagai fungsi manajemen yang diterapkan pada PPs (S2) UNDIKSHA tergantung kepada sejauh mana faktor-faktor yang mempengaruhi fungsi manajemen itu sendiri yaitu: Sistem/Prosedur Kerja, Sarana dan Prasarana, Komunikasi dan Anggaran.

a)             Komunikasi

Komunikasi merupakan cara bagi seorang dengan orang lain untuk menyampaikan sesuatu. Dalam pelaksanaan fungsi organisasi sebagai fungsi manajemen, komunikasi sangatlah penting, karena dengan komunikasi seorang pimpinan memberikan arahan dan nasehat kepada bawahannya agar bekerja dengan baik sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terwujud. Komunikasi juga memberi ruang bagi seseorang untuk memberi masukan kepada orang lain bilamana ada sesuatu yang dianggap tidak sesuai lazimnya.

b)             Sarana dan prasarana

Faktor sarana dan prasarana ini tergolong penting dalam proses pelaksanaan dan penyelenggaraan aktivitas. Sarana dan prasarana adalah setiap benda atau alat yang dipergunakan untuk memperlancar atau mempermudah pekerjaan. Peralatan yang dimiliki di samping harus cukup secara kuantitas, juga harus baik dan tepat untuk suatu tujuan. Semakin baik peralatan yang dimiliki semakin memperlancar dan mempermudah mekanisme kerja dan mempercepat penyelesaian kerja. Menurut Nawawi (1984:25) bahwa alat pada dasarnya merupakan sumber kerja material hanya patut dipergunakan apabila mampu meningkatkan hasil yang dicapai dibandingkan dengan cara kerja tanpa mempergunakan alat.

c)             Sistem dan Prosedur Kerja

Sistem dan prosedur kerja merupakan cara yang dilakukan oleh setiap karyawan atau aparat untuk menyelesaikan suatu tahap dan rangkaian pekerjaan, sementara prosedur merupakan tata cara yang berlaku dalam organisasi. Dengan adanya sistem dan prosedur kerja akan lebih memudahkan pengaturan pekerjaan pegawai dalam melaksanakan tahap dan seluruh rangkaian pekerjaan berdasarkan tugas pokoknya, sehingga dengan demikian apabila setiap pekerjaan dilakukan sesuai dengan sistem dan prosedur kerja dan dapat dilaksanakan serta dipahami oleh setiap pegawai maka akan berimplikasi secara positif terhadap kinerja secara keseluruhan.

d)            Anggaran

Faktor anggaran ini tergolong penting dalam proses pelaksanaan dan penyelenggaraan aktivitas. Anggaran sangat penting karena dalam merumuskan sebuah perencanaan kegiatan faktor anggaran yang paling pertama diperhatikan.

PENUTUP

Simpulan

1)             Tupoksi pekerjaan merupakan salah satu wujud dari formalisasi pekerjaan agar setiap pegawai menganggap bahwa pekerjaan yang dibebankan kepadanya merupakan hal penting yang harus dijalankan. Sedangkan pegawai pada subag tersebut memiliki deskripsi pekerjaan yang tidak jelas dan lengkap hal tersebut merupakan pemicu tidak konsistennya tugas yang dijalankan selain dari pada aspek desain pekerjaan yang telah dibuat. Hal tersebut menyebabkan pegawai memiliki persepsi bahwa pekerjaan yang dikerjakannya bukan prioritas karena tidak ada pedoman yang bersifat formal mengenai informasi-informasi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dikerjakannya.

2)             Arahan dari pimpinan juga memiliki peran yang dominan dalam pelaksanaan pekerjaan oleh para pegawai. Oleh karena itu, hal tersebut menyebabkan pekerjaan yang dijalankan pegawai tergantung pada arahan pimpinan mengenai pekerjaaan apa saja yang harus dikerjakan pegawai sehingga pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya menjadi konsisten.

Saran-saran

Bertolak dari hasil penelitian, pembahasan dan simpulan maka dapat diajukan saran-saran sebagai berikut.

1)             Meskipun suatu instansi telah merancang tugas-tugas untuk para pegawainya dengan tepat dan benar, akan tetapi apabila rancangan tugas-tugas tersebut tidak ditetapkan dalam sebuah pedoman kerja pegawai dengan jelas dan lengkap, tetap saja pegawai tidak dapat menjalankan tugas-tugasnya dengan konsisten dan optimal. Oleh karena itu, pada Subag Umum dan Kepegawaian sebaiknya dibuat suatu pedoman kerja pegawai yang memuat semua informasi mengenai pelaksanaan tugas-tugas pokok dan fungsi tiap pegawai yang ada pada instansi tersebut berdasarkan konsep deskripsi pekerjaan yang tepat dan memenuhi kualifikasi dalam penelitian deskripsi pekerjaan tersebut.

2)             Seorang pimpinan dalam sebuah organisasi dalam upaya mengarahkan / mengkoordinasi pekerjaan untuk para pegawainya seharusnya perlu  berdasar pada pedoman deskripsi jabatan yang tepat.

3)             Melakukan rekomendasi pekerjaan yaitu pemaparan masalah atau temuan-temuan yang diperoleh di lapangan yang berkaitan dengan kepegawaian, organisasi, atau tatalaksana. Hal ini bertujuan sebagai pemberian informasi atau laporan tentang adanya hal-hal yang menyimpang yang memerlukan pembenahan dengan analisis pekerjaan atau memerlukan kebijakan untuk pemecahan masalah.

4)             Perlu adanya penilaian prestasi kerja oleh para pegawai pada instansi tersebut berdasar pada Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2011. Dalam peraturan tersebut dijelaskan bahwa setiap pegawai negeri sipil wajib membuat suatu Sasaran Kerja Pegawai berdasarkan pada rencana kerja tahunan instansi yang memuat kegiatan tugas jabatan dan target yang harus dicapai dalam kurun waktu penilaian yang bersifat nyata dan dapat diukur.

DAFTAR PUSTAKA

Achmad Ruky, S, 2003., SDM Berkualitas-Mengubah Visi Menjadi Realitas, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Arikunto, S, 1987,  Prosedur Penelitian, Bina Aksara, Jakarta.

Bintoro Tjokroamidjojo, 198l, Perencanaan Pembangunan, Gunung Agung, Jakarta.

George R. Terry, 2008, Principles of management, Tata McGraw-Hill, New Delhi

Gie Liang The, 1992, Administrasi Perkantoran Modern, Liberty, Yogyakarta.

Khouri, Ali M. Al. 2011.  “An Innovative Approach For E-government Transformation”,  In International Journal of Managing Value and Supply Chains (IJMVSC) Vol. 2, No. 1, March 2011

Koentjaraningrat,1977, Metode Penelitian Masyarakat, PT.Gramedia, Jakarta

Makmur, 2008.  Filsafat Administrasi. Bumi Aksara, Jakarta

Miles, 1992, Analisis Data Kualitatif, UI Press, Jakarta

Moleong, 2007, Metodologi Penelitian Kualitatif, CV. Remaja Karya, Bandung

Pamudji, S, 1986, Kepemimpinan Pemerintahan di Indone­sia,  Bina Aksara, Jakarta.

Sjamsuddin, Sjamsiar, 2005. Kepemerintahan Kemitraan. Yayasan Pembangunan Nasional, Malang

Sjamsuddin, Sjamsiar, 2008.  Administrasi Pemerintahan Lokal. Agritek Pembangunan Nasional, Malang