Oleh : Komang Indrayasa*1 dan I Nyoman
Suprapta*2
*1Alumni
FISIP UNIPAS. *2Staf Pengajar FISIP Universitas Panji Sakti
(Locus Majalah Ilmiah Fisip Vol 5 No. 1- Pebruari 2016,
hal 88-97)
Abstrak.
Fungsi
administrasi perkantoran bagi perangkat desa pada kantor perbekel bebetin
adalah: perangkat desa memiliki/menyumbangkan ide-ide yang kreatif dan kritis
(Fungsi analis), mengarsipkan dan menyiapkan data yang diperlukan (Fungsi
rutin), memanfaatkan dan memfungsikan peralatan yang dimiliki kantor perbekel
(Fungsi teknis), memiliki penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan
keputusan (fungsi interpersonal), memiliki perencanaan atau struktur kerja
masing-masing perangkat desa (fungsi Manajerial), dimana fungsia dministrasi
tersebut diatas juga sangat diperlukan bagi perangkat desa bebetin. Dan Kinerja
perangkat desa untuk saat ini sudah mengalami banyak peningkatan dibandingkan
dengan tahun-tahun sebelumnya, itu terbukti dengan pelayanan administrasi yang
sudah cukup singkat/cepat untuk masyarakat, pelayanan administrasi pada kantor
perbekel bebetin sudah cepat dan tepat.
Kata-kata
kunci : Fungsi Administrasi, Kinerja, Pelayanan Perangkat Desa.
1.
Pendahuluan
Menurut Haryadi (2009:1) Mengatakan bahwa ada dua pengertian
administrasi yaitu administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti
luas, Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan
data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan
serta memudahkan memperoleh kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubungan
satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit ini sebenarnya lebih tepat
disebut dengan tata usaha. Sedangkan administrasi dalam arti luas adalah
kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja
sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi pengertian administrasi dalam
arti luas memiliki unsur sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara
terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan
pemanfaatan berbagai sumber.Intinya, administrasi melingkupi
seluruh kegiatan, dari pengaturan hingga pengurusan sekelompok orang yang
memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan bersama Pada Haryadi, (2009:3-4) Qiuble mengatakan ada lima jenis
fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran adalah :
1) Fungsi rutin yaitu fungsi
administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan penggandaan. Biasanya, fungsi ini dilaksanakan oleh staf
administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.
2) Fungsi teknis yaitu fungsi
administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran
yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer.
Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam
departemen teknologi informasi.
3) Fungsi analisis yaitu fungsi yang
membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk
mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat
keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang
bertanggung jawab men-support keputusan
yang akan dibuat oleh atasannya.
4) Fungsi interpersonal yaitu fungsi
yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan,
serta keterampilam yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengiidinasikan
tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai
jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5)
Fungsi manajerial yaitu fungsi yang
membutuhkan perencanaan, pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti
pembuatan anggaran dan pengevaluasuan karyawan. Biasanya, fungsi ini dilakukan
oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan system
dan prosedur administrasi
2.
Kajian Pustaka
2.1. Pelayanan Publik
Menurut Sinambela (2008:5-6), Pelayanan adalah kegiatan yang menguntungkan
dalam suatu kumpulan atau kesatuan, dan menawarkan kepuasan meskipun hasilnya
tidak terikat pada suatu produk secara fisik. Menurut Moneir (2000:26-27),
Pelayanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang
dengan landasan faktor material melalui sistem, prosedur, dan metode tertentu
dalam rangka usaha memenuhi kepentingan orang lain sebagai suatu haknya.
Sedangkan menurut Ratminto (2006:2) yang dimaksud dengan pelayanan adalah suatu
aktifitas yang bersifat tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang terjadi
sebagai akibat adanya interaksi antar konsumen dengan karyawan atau hal-hal
lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi layanan yang dimaksudkan untuk
memecahkan permasalahan konsumen atau pelanggan.
Pada Kepmenpan No 63/KEP/M.PAN./7/2003, pelayanan publik adalah segala
kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik
sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelakanaan
ketentuan peraturan perundang-undangan. Dengan demikian, pelayanan publik
adalah pemenuhan keinginan dan kebutuhan masyarakat oleh penyelenggara Negara.
Pada hakikatnya pelayanan publik merupakan tugas utama dalam administrasi
Negara yang dilakukan oleh aparatur Negara. Perkembangan yang muncul di
sejumlah Negara dalam bidang pelayanan publik menunjukkan adanya pergeseran
lebih kearah penerapan prinsip orientasi pasar dalam penyediaan pelayanan, ini
berarti bahwa pelayanan yang diberikan pemerintah harus mengutamakan pelayanan
terhadap masyarakat. Hal ini diperkuat dengan prinsip catalytic government, yang mengandung arti bahwa aparatur
pemerintah dalam memberikan pelayanan publik bertindak sebagai katalisator,
memberikan kemudahan dan kelancaran. Untuk itu dibutuhkan visi yang jelas dalam
memberikan pelayanan yang terdepan untuk masyarakat.
2.2.
Kinerja
Kinerja adalah melakukan suatu kegiatan
dan menyempurnakan pekerjaan tersebut sesuai dengan tanggung jawabnya sehingga
dapat mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan, (Lijan, 2007:136-137).
Kinerja Perangkat Desa didefinisikan
sebagai kemampuan Perangkat Desa dalam
melakukan sesuatu dengan keahlian tertentu. Ada empat elemen dalam pengertian
kinerja yaitu :
1)
Hasil
kerja yang dicapai secara individual atau secara institusi yang berarti bahwa
kinerja tersebut adalah hasil akhir yang diperoleh secara sendiri sendiri
ataupun berkelompok.
2)
Dalam
melaksanakan tugas, orang atau lembaga diberikan wewenang dan tanggung jawab
yang berarti orang atau lembaga diberikan hak dan kekuasaan untuk bertindak
sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan baik. Meskipun demikian orang atau
lembaga tersebut tetap harus dalam kendali, yakni mempertanggung jawabkan
pekerjaan kepada pemberi hak dan wewenang, sehingga tidak akan menyalahgunakan
hak dan wewenang tersebut.
3)
Pekerjaan
haruslah dilakukan secara legal yang berarti dalam melaksankan tugas individu
ataupun lembaga harus mengikuti aturan yang telah ditetapkan.
4)
Pekerjaan
tidaklah bertentangan dengan moral atapun etika, artinya selain mengikuti
aturan yang telah ditetapkan, tentu saja pekerjaan tersebut haruslah sesuai
dengan moral dan etika yang berlaku umum.
Dalam mencapai
tujuan organisasi yang telah ditetapkan, pimpinan melakukan tugasnya dibantu
oleh pimpinan yang lain bersama dengan Perangkat Desa. Keberhasilan pimpinan
melaksanakan tugasnya akan dipengaruhi oleh kontribusi pihak lain. Artinya
kinerja pimpinan akan dipengaruhi oleh kinerja Perangkat Desa, jika kinerja
Perangkat Desa baik akan mempengaruhi kinerja
pimpinan dan selanjutnya kinerja organisasi. Untuk mengetahui kinerja
organisasi perlu dilakukan pengukuran. Adapun indikator kinerja organisasi ini
antara lain adalah efektifitas dan efesiensi. Performance
atau kinerja merupakan hasil atau keluaran dari suatu proses (Nurlaila,
2010:71).
3.
Metode
Penelitian
Penelitian ini
mengambil lokasi di Kantor Perbekel Bebetin, Desa Bebetin, Kecamatan Sawan,
Kabupaten Buleleng, penulis menggunakan metode penelitian kulaitatif, dengan
maksud agar memperoleh gambaran secara mendalam mengenai fungsi administrasi
perkantoran dalam meningkatkan kinerja perangkat desa pada kantor perbekel desa
bebetin. Informan tersebut dipilih
secara purposive dengan
mempertimbangkan pengetahuan mereka tentang masalah yang ditelaah dan pengumpulan datanya dilakukan
dengan observasi, wawancara dan pemanfaatan dokumen.
4.
Hasil Dan
Pembahasan
Menurut Qiuble
pada haryadai (2009:3-4) mengatakan bahwa ada lima jenis fungsi Pendukung
administrasi dalam perkantoran adalah sebagai berikut :
1)
Fungsi rutin yaitu fungsi
administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup
pengarsipan dan penggandaan. Biasanya, fungsi ini dilaksanakan oleh staf
administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.
2)
Fungsi teknis yaitu fungsi
administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran
yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi komputer.
Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam
departemen teknologi informasi.
3)
Fungsi analisis yaitu fungsi yang
membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk
mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat
keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manajer yang
bertanggung jawab men-support keputusan
yang akan dibuat oleh atasannya.
4)
Fungsi interpersonal yaitu fungsi
yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan,
serta keterampilam yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengiidinasikan
tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf administrasi sebagai
jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.
5)
Fungsi manajerial yaitu fungsi yang
membutuhkan perencanaan, pengorganisasian pengukuran, dan pemotivasian, seperti
pembuatan anggaran dan pengevaluasuan karyawan. Biasanya, fungsi ini dilakukan
oleh staf setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan system
dan prosedur administrasi.
Kendala-kendala yang muncul dalam proses
kegiatan administrasi di kantor perbekel bebetin yakni kurangnya pemahaman atau
kurang pedulinya masyarakat terhadap pentingnya proses administrasi, perlunya
peningkatan pengetahun teknologi bagi perangkat desa, dan perlunya peningkatan
profesionalisme, kedisiplinan, dan kesadaran bagi perangkat desa.
Kinerja adalah melakukan suatu kegiatan
dan menyempurnakan pekerjaan tersebut sesuai dengan tanggung jawabnya sehingga
dapat mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan, (Lijan, 2011).
Kinerja Perangkat Desa didefinisikan
sebagai kemampuan Perangkat Desa dalam
melakukan sesuatu dengan keahlian tertentu. Ada empat elemen dalam pengertian
kinerja yaitu :
1)
Hasil
kerja yang dicapai secara individual atau secara institusi yang berarti bahwa
kinerja tersebut adalah hasil akhir yang diperoleh secara sendiri sendiri
ataupun berkelompok.
2)
Dalam
melaksanakan tugas, orang atau lembaga diberikan wewenang dan tanggung jawab
yang berarti orang atau lembaga diberikan hak dan kekuasaan untuk bertindak
sehingga pekerjaan dapat dilakukan dengan baik. Meskipun demikian orang atau
lembaga tersebut tetap harus dalam kendali, yakni mempertanggung jawabkan
pekerjaan kepada pemberi hak dan wewenang, sehingga tidak akan menyalahgunakan
hak dan wewenang tersebut.
3)
Pekerjaan
haruslah dilakukan secara legal yang berarti dalam melaksankan tugas individu
ataupun lembaga harus mengikuti aturan yang telah ditetapkan.
4)
Pekerjaan
tidaklah bertentangan dengan moral atapun etika, artinya selain mengikuti
aturan yang telah ditetapkan, tentu saja pekerjaan tersebut haruslah sesuai
dengan moral dan etika yang berlaku umum.
Keberhasilan perangkat desa dalam suatu
organisasi akan terwujud apabila memiliki syarat-syarat seperti yang dijelaskan
dibawah ini.
1)
Efektifitas dan
efisiensi
Bila suatu tujuan tertentu akhirnya bisa
dicapai, kita boleh mengatakan bahwa kegiatan tersebut efektif tetapi apabila
akibat-akibat yang tidak dicari kegiatan menilai yang penting dari hasil yang
dicapai sehingga mengakibatkan kepuasan walaupun efektif dinamakan tidak
efesien.Sebaliknya, bila akibat yang dicari-cari tidak penting atau remeh maka
kegiatan tersebut efesien (Prawirosentono, 1999:27).
2)
Otoritas
(wewenang)
Otoritas menurut adalah sifat dari suatu
komunikasi atau perintah dalam suatu organisasi formal yang dimiliki seorang
anggota organisasi kepada anggota yang lain untuk melakukan suatu kegiatan
kerja sesuai dengan kontribusinya (Prawirosentono, 1999:27). Perintah tersebut
mengatakan apa yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dalam organisasi
tersebut.
3) Disiplin
Disiplin adalah taat kepda hukum dan
peraturan yang berlaku (Prawirosentono,1999:27).Jadi, disiplin karyawan adalah
kegiatan karyawan yang bersangkutan dalam menghormati perjanjian kerja dengan
organisasi dimana dia bekerja.
4) Inisiatif
Inisiatif yaitu berkaitan dengan daya
pikir dan kreatifitas dalam membentuk ide untuk merencanakan sesuatu yang
berkaitan dengan tujuan organisasi.
Pada
Sukonco (2007:7) Fredick
Herzberg mengungkapkan ada dua faktor pekerja yang selalu mempengaruhi kinerja
Pegawai (Perangkat Desa), yaitu :
Motivator,
dihasilkan dari pengalaman yang diperoleh dari kerja itu sendiri yang
menciptakan sikap yang positif terhadap pekerja. Kondidi ini dapat dicontohkan
seperti pengembangan diri, pencapaian target, pengakuan dari atasan maupun pemberian
tanggung jawab yang lebih besar. Faktor pemeliharaan (hygienic), yaitu faktor eksternal yang berkaitan dengan
produktivitas sebuah pekerjaan. Misalnya kondisi tempat kerja yang nyaman,
kebijakan perusahaan mengenai penggajian, dan lain sebagainya. Selanjutnya,
pada Sukonco (2007:7), Herzberg menerangkan bahwa kedua faktor tersebut saling
berkaitan. Apabila factor motivator sudah bagus, sementara Hygienic factor tidak terlalu mendukung, misalnya kantor terlalu
sempit atau komputernya terlalu tua dan perlu di-upgrade, maka hasil pekerjaan pasti tidak akan optimal.
5.
Kesimpulan Dan
Saran
5.1.
Kesimpulan
Berdasarkan
hasil penelitian diatas, didasarkan atas analisis kualitatif,maka dapat
peneliti simpulkan hal-hal sebagai berikut :
1.
Fungsi
administrasi Perkantoran bagi perangkat desa adalah mampu
memiliki/menyumbangkan ide-ide yang kreatif dan kritis (Fungsi analis),
mengarsipkan dan menyiapkan data yang diperlukan (Fungsi rutin), memanfaatkan
dan memfungsikan peralatan yang dimiliki kantor perbekel (Fungsi teknis),
memiliki penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan (fungsi
interpersonal), memiliki perencanaan atau struktur kerja masing-masing
perangkat desa (fungsi Manajerial).
2.
Kinerja
perangkat desa untuk saat ini sudah mengalami banyak peningkatan dibandingkan
dengan tahun-tahun sebelumnya, itu terbukti dengan pelayanan administrasi yang
sudah cukup singkat/cepat untuk masyarakat.
3.
Faktor-faktor
pendukung dalam pelaksanaan administrasi bagi perangkat desa adalah : 1).Staf
Administrasi yang membantu kelancaran proses administrasi, 2).Rak/lemari untuk
pengarsipan data-data penting seperti pelaporan pertanggung jawaban, struktur
organisasi, 3). Meja kerja untuk masing-masing kaur, 4). Adanya
komputer dan printer dimana komputer dan printer tersebut dapat membantu proses
kegiatan administrasi, baik dari penghematan waktu, pelayanan untuk masyarakat,
dan bahkan peningkatan untuk kinerja perangkat desa. Dan faktor-faktor
penghambat pelaksanaan administrasi bagi perangkat desa adalah: 1). Kurangnya
pemahaman masyarakat tentang pentingnya administrasi, 2). Masih
perlunya peningkatan pengetahuan tentang teknologi yaitu komputer dari
perangkat desa, 3). Perlunya peningkatan Profesionalisme, kedisplinan, dan
kesadaran bagi perangkat desa.
4.
Solusi
atau strategi untuk mengatasi faktor-faktor pengambat pelaksanaan administrasi
bagi perangkat desa adalah: 1). Mengadakan pelatihan-pelatihan
secara otodidak dalam pengoprasian komputer, 2). Mengadakan
Sosialisasi kepada masyarakat tentang pentingnya administrasi, 3). Pengadaan
aplikasi/program tentang pendataan penduduk, 4). Mengangkat staf
administrasi, dimana staf administrai ini sangat membantu sekali dalam
kelancaran proses administrasi baik surat-menyurat, pengarsipan, maupun
pelaporan, meningkatkan kedisiplinan, profesionalisme, dan kesadarannya untuk
masyarakat.
5.2. Saran – Saran
Adapun saran
yang perlu disampaikan antara lain adalah:
1.
Agar
seluruh lapisan masyarakat sadar/peduli tentang pentingnya proses administrasi
meskipun sudah ada beberapa masyarakat yang sudah tertib administrasi tetapi
perlu juga untuk ditingkatkan, seperti Pembuatan Kartu Keluarga yang Model
Baru, KTP yang terbaru, akta kelahiran, akta perkawinan, dan yang lebih penting
lagi jika ada keluarga yang pindah domisili, kawin, dan yang meninggal agar
cepat melapor agar data kependudukan tidak dobel atau masih tercatat dalam
daftar penduduk.
2.
Untuk
perangkat desa agarmeningkatkan pengetahuan tentang teknologi yaitu komputer,
dan menggunakan fasilitas kantor baik itu Rak/Lemari Untuk pengarsipan,
Komputer dan yang lain, agar segala sesuatu yang berhubungan dengan
administrasi perkantoran itu bisa berjalan dengan baik dan tanpa masalah.
3.
Sesegera
mungkin untuk mengadakan dan mengoprasikan
program atau aplikasi untuk pendataan penduduk. Dimana
aplikasi/programkependudukan tersebut dapat mendeteksi semua yang berhubungan
dengan identitas penduduk baik No KK, NIK, Nama, alamat, tgl lahir, jumlah
anggota keluarga, jenis pekerjaan, mengetahui jumlah pemilih, dan lain-lain.
DAFTAR PUSTAKA
Bungin Burhan, 2007.Penelitian
Kualitatif : Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan Ilmu Sosial Lainnya. Prenada
Media Goup. Jakarta
Haryadi Hendi, 2009, Administrasi
perkantoran untuk Manajer dan Staf, Transmedia Pustaka, Jakarta.
Miles B. Matthew dan Huberman A.
Michel.2007, Analisis Data Kualitatif.
UI-PRES: Jakarta.
Moleong, L. 2004. Metodologi
Penelitian Kulitatif. Rosda Karya, Bandung
Moneir, H.A.S,
2000, Manajemen Pelayanan Umum Di
Indonesia,PT. Bumi Angkasa Persada. Jakarta
Nurlaila, 2010. Manajemen
Sumber Daya Manusia I. Penerbit
Lep Khair.
Prawirosentono, Suryadi. 1999. Kebijakan Kinerja Karyawan. Yogyakarta: BPFE.
Ratminto & Atik Septi Winarsih, 2010, Manajemen Pelayanan, Pustaka
Pelajar.Yogyakarta.
Sinambela, 2008.
Pelayanan Publik. Bandung Rineka
Cipta
Sinambela,
Lijan Poltak, 2011. Reformasi Pelayanan
Publik: Teori, Kebijakan dan Implementasi. Bumi Aksara, Jakarta
Sukonco Badri Munir. 2007.Manajemen Administrasi Perkantoran. PT. Gelora
Akasara Pratama.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar